5 bước tạo quy trình tổ chức hội nghị tri ân Khách hàng chuyên nghiệp

Bài viết dưới đây sẽ gợi ý giúp bạn những quy trình tổ chức hội nghị tri ân khách hàng chuẩn nhất, chuyên nghiệp nhất.

5 bước trong quy trình tổ chức hội nghị tri ân khách hàng

Sự thành công của hội nghị tri ân khách hàng sẽ mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp. Do đó khâu tổ chức sự kiện phải được thực hiện chuyên nghiệp, gây ấn tượng với những người tham gia. 

Bước 1: Lên danh sách khách mời

Danh sách khách mời là điều rất quan trọng trong tiệc tri ân khách hàng. Bạn cần phải xác định số lượng khách mời, để chọn địa điểm, dự trù kinh phí cũng như có một bản kế hoạch phù hợp với đối tượng và số lượng khách mời. Khách mời cũng sẽ là những người bạn có thể dự trù để quảng bá cho sự kiện của mình.

Bước 2 : Lên ý tưởng

Đây là bước cực kỳ quan trọng, bạn cần có những ý tưởng sáng tạo, tránh đi lại lối mòn của những năm trước để không gây nhàm chán với người tham dự. Việc tập hợp nhân sự để cho ra những ý tưởng tốt nhất là điều nên làm. Ý tưởng cũng cần gắn chặt với định hướng, bản sắc và tình hình tài chính của công ty.

Bước 3: Xây dựng kế hoạch sơ bộ

Sau khi đã có ý tưởng, bạn cần phải lên kế hoạch sơ bộ về chương trình và bắt đầu chuẩn bị mọi thứ, bao gồm:

- Địa điểm tổ chức: Một địa điểm tốt, thuận lợi trong giao thông đi lại sẽ giúp bạn rất nhiều trong việc chuẩn bị cho sự kiện. Lưu ý nên tổ chức tại những địa điểm tại trung tâm, dễ tìm. Điều này sẽ làm cho khách hàng cảm thấy thoải mái và thuận tiện trong việc di chuyển.

- Thời gian tổ chức: Nên chọn khung thời gian hợp lý cho khách hàng dễ dàng tham dự. Bạn nên chọn vào dịp cuối tuần và vào buổi chiều tối vì đó sẽ là khoảng thời gian khách hàng có thể tham dự đầy đủ và thoải mái.

- Chủ để cho chương trình: Mỗi chương trình nên theo chủ đề và truyền tải thông điệp nào đó, điều đó sẽ làm cho buổi tiệc tri ân mang ý nghĩa và diễn ra một cách mạch lạc.

Bước 4: Triển khai kế hoạch

Sau khi hoàn thành khâu lên ý tưởng và xây dựng kế hoạch, bạn cần triển khai đồng bộ ở các bộ phận ví dụ như: 

- Bộ phận thiết kế: Tất cả mọi thứ thuộc về buổi tiệc tri ân: quà tặng khách hàng, thiệp mời, thiệp cảm ơn, sân khấu, bannerol, backdrop...

- Bộ phận thi công: Thông thường một sự kiện sẽ được thi công trước ngày diễn ra từ 1 đến 2 ngày, bạn nên cân nhắc thời gian, dự đoán trước những rủi ro để có phương án tốt nhất.

Bước 5: Tổ chức chương trình

Phần tổ chức chương trình sẽ quyết định đến sự thành bại của sự kiện. Thông thường, phần tổ chức sẽ bao gồm các hạng mục sau:

- Đón khách là nghi thức lễ quan trọng. Để nhanh gọn trong phần này bạn nên hướng dẫn lễ tân xin name – card của khách đồng thời chuẩn bị một phòng riêng cho khách VIP.

- Hướng dẫn khách vào chỗ ngồi: Lễ tân nên hướng dẫn khách vào đúng vị trí đã sắp xếp trước. Nên phân biệt, khách VIP và khách thường với các màu sơn ghế khác nhau.

- Phát biểu tri ân của ban lãnh đạo: Bạn nên chuẩn bị lỹ lời phát biểu tri an khách hàng bởi đây chính là bộ mặt đầu tiên của công ty cũng như sếp của bạn.

- Chương trình văn nghệ: Bạn nên có những tiết mục văn nghệ nhẹ nhàng cho đến phần cuối chương trình là những tiết mục sôi động để làm nóng không khí.

Tặng quà trong sự kiện tri ân khách hàng là một hoạt động ý nghĩa

- Tặng quà: Bạn nên nắm kĩ danh sách khách hàng được tặng quà,cần phải check kĩ trước khi chương trình bắt đầu để tránh sai sót.

- Rút thăm trúng thưởng: Phần này chính là phần sôi nổi nhất của buổi tiệc, và MC chính là nhân vật chính trong phần này, bạn nên chọn những MC có giọng khỏe và có kinh nghiệm hoạt náo để dẫn sôi động và mọi người sẽ hào hứng hơn.

- Tiệc: Tiệc tri ân khách hàng không thể thiếu phần ăn uống, đây cũng như là lời cảm ơn, muốn mời khách hàng ăn những món ăn ngon.

- Tiễn khách: Tiễn khách và gửi lời chào niềm nở sẽ góp phần cho khách hàng cảm thấy họ được tri ân trọn vẹn.

Những quà tặng khách hàng cho buổi tri ân thêm ý nghĩa

Trong chương trình tri ân, quà tặng cho khách hàng là hoạt động không thể thiếu. Bởi vậy, phần quà tặng bạn luôn cần sự cẩn trọng lựa chọn để mang đến sự sang trọng, độc đáo nhất.

Trong thị trường quà tặng hiện nay, không khó để bạn có thể chọn được những món quà tri ân khách hàng. Phổ biến nhất có thể kể đến sách, hoặc bút ký, sổ hay các đồ dùng văn phòng. Bạn cũng có thể chọn đồng hồ, bộ ly tách in logo thương hiệu công ty lên quà tặng làm quà kỷ niệm.

Cành hoa mai mạ vàng là quà tặng trong sự kiện tri ân khách hàng sang trọng, tinh tế.

Tuy nhiên, nếu công ty có khả năng tài chính, bạn có thể chọn các quà tặng mạ vàng cao cấp. Những dòng tranh mạ vàng 24K như tranh thuyền buồm phong thủy, tranh hoa sen, tranh đũa mạ vàng... hay những bức tượng, mô hình mạ vàng độc đáo như trống đồng, khuê văn các, cành mai mạ vàng... là các quà tặng được yêu thích nhất.

Tổ chức sự kiện tri ân khách hàng luôn là chương trình được đầu tư và chú trọng cả nội dung lẫn hình thức. Bởi vậy, đừng quên quy trình tổ chức sự kiện tri ân kvà những món quà độc đáo cho khách hàng nhé.

Thanh Tâm/ Golden Gift Việt Nam